AIへ入力する情報は、どう決めればよいですか？
情報の重要度、利用目的、契約、法人向け管理設定、保存・再利用の条件を確認して決めます。個人情報、顧客の秘密、認証情報を安易に入れず、迷ったときの相談先を用意します。『禁止』だけで終わらせず、公開情報なら使える、匿名化が必要、指定環境だけで使える、入力しない、という具体例で社員が判断できるようにします。
『機密情報は禁止』だけでは、現場は判断できない
見積書、顧客メール、会議メモ、採用資料。現場には、公開情報と秘密情報が混ざった資料が多くあります。抽象的な禁止だけでは、社員は使うのを諦めるか、自己判断で入力するかの二択になります。
まず、会社が認めるAI環境と利用目的を決め、情報を具体例で分類します。製品名が同じでも個人契約と法人契約、管理設定、外部連携の有無で条件が変わるため、名称だけで安全と判断しません。
四つの扱いに分ける
公開済みの会社案内や一般的な文章は『利用可』、氏名を除いたサンプルなどは『加工後に利用可』、承認された法人環境だけで扱う社内資料は『指定環境のみ』、パスワード、APIキー、未承認の顧客秘密などは『入力しない』といった形です。
実際の分類は契約、法令、顧客との約束、会社の情報管理規程に合わせます。AIへ渡す必要がない情報は、使える環境であっても入力しません。
一つの資料を分けて考える
例えば会議議事録には、一般的な検討事項、顧客名、未発表の価格、個人の評価が同居することがあります。資料単位で『全部可・全部不可』とせず、利用目的に必要な部分だけを抜き出し、氏名や識別情報を外せるか考えます。
匿名化しても内容から相手を特定できる場合があります。機械的な伏字だけで安全になったと決めず、業務を知る人が確認します。
ルールと一緒に、安全な代替手段を出す
入力してはいけないと伝えるなら、公開情報のサンプルで試す、会社指定の環境を使う、要点だけを人が書き直す、管理者へ相談するなど、代わりの進め方を示します。社員が安全に試せる道を用意することは、シャドーAIを減らす対策にもなります。
入力後の共有先、生成物の保存先、誤入力に気づいたときの報告先も決めます。設定や契約条件は変わるため、ルールの更新担当と見直し時期を置きます。
今週、実際の五つの資料で判定する
一般論だけで規程を作らず、自社でよく使う資料を五つ選び、どの部分を何の目的で使えるかを推進担当と情報管理担当で確認します。判断が割れた箇所が、社員向けFAQへ追加すべき項目です。
最終的なルールは、AIに何を入れないかだけでなく、どの環境で、誰が、何のために使い、迷ったら誰へ聞くかまで一枚で示します。
出典・参考情報
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